Xpenditure: správa výdajů, která vám vyhladí vrásky

Vyfotit účtenku a spravovat náklady kdekoliv v reálném čase. To umožňuje cloudový nástroj Xpenditure. Účty do něj můžete naskenovat z mobilu nebo poslat e-mailem, přičemž systém je sám zpracuje a vybere z nich relevantní údaje. Výhody jsou nasnadě – automatizace celého procesu, snížení chybovosti a úspora času.

Mobilní aplikace Xpenditure využívá technologii OCR neboli optické rozpoznávání znaků (z anglického Optical Character Recognition). Tato metoda umožňuje pomocí scanneru digitalizaci tištěných textů, s nimiž pak lze pracovat jako s normálním počítačovým textem. Naučí se rozpoznávat i speciální znaky. Účtenku stačí sejmout a zařadit ji ke zvolenému projektu nebo kategorii.

Náklady tak lze spravovat v reálném čase. Manažer vidí výdaje svého týmu a průběžně je může schvalovat nebo odmítat. Schvalovací kompetence lze nastavit i dalším osobám nebo nadefinovat celý schvalovací řetězec až do pozice CFO, aby byla zajištěna bezpečnost schvalovacího procesu.

Xpenditure není problém integrovat do stávajícího účetnictví nebo propojit s ERP systémem pro komplexní řešení výdajů typu end-to-end, jako jsou SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Netsuite, Xero nebo Quickbooks.

„Naši zaměstnanci si Xpenditure pochvalují, protože umožňuje zpracovávat doklady rychleji a tím se zvyšuje i rychlost proplacení účtů,“ popisuje zkušenost Pernod Ricard, Finance & Administration Director stejnojmenné společnosti.

Stačí udělat jeden pohyb prstem.

Jak Xpenditure funguje

Jedním slovem: jednoduše. Potvrzení o platbě nahrajete odkudkoli. Otevřete fotoaparát, vyfotíte účtenku a pak už necháte Xpenditure, aby sám vyhledal všechny potřebné údaje o prodejci, částce, měně a datu. V systému je možno evidovat i náklady na jízdy. Stačí zadat cílový bod a aplikace pomocí mapy Google automaticky vypočítá vzdálenost a uplatní sazbu. Schvalovat nebo odmítnout výdaj je možné prostřednictvím mobilu kdykoliv a kdekoliv – během pauzy při jednání nebo na cestách. Stačí udělat jeden pohyb prstem. Přímo do aplikace můžete uvést i důvod svého rozhodnutí.

Systém také rozpozná duplicitní položky a sám nabídne možnost nadbytečné doklady smazat. Všechny aktivity i jejich historii můžete průběžně sledovat a komunikovat o nich s kolegy.

„Zaměstnanci Deloitte považují software za uživatelsky přívětivý a intuitivní. Ať už pracují v terénu, nebo za stolem, každý mu rychle porozumí a ví, jak ho používat,“ říká finanční ředitelka belgické pobočky společnosti Deloitte Cindy Peetersová. „Díky Xpenditure se rychleji dozvíme, kolik jsme utratili na konkrétním projektu. Procesy tak můžeme v reálném čase upravovat. Výrazně se tím sníží množství práce, kterou je potřeba udělat na konci každého měsíce,“ dodává.

Xpenditure uplatňuje princip „fair use policy“ – nahrát je možné až 200 příjmů a 5 výkazů za měsíc. Tato politika vyhovuje 99 % uživatelů.

Data v bezpečí

Veškerá data jsou uložena v Evropské unii, a to v souladu s předpisy Evropské směrnice o ochraně osobních údajů, jejichž cílem je ochrana soukromí a ochrana všech osobních údajů (směrnice 95/45). Data se uchovávají déle než 10 let a zálohují se hned v několika datových centrech.

Zkusit to můžete zdarma

Aplikace je vhodná pro podnikatele, malé a střední firmy i velké podniky. Ke stažení je zdarma pro platformy iOS a Android. Placenou licenci je možné si pořídit pro 1 uživatele, do 50 uživatelů nebo neomezeně. Žádné další náklady za vkládání položek ani za výpisy už nehradíte. Abyste nekupovali zajíce v pytli, můžete si vyzkoušet bezplatnou zkušební verzi.

Zpět na články